Neue Wege im Facility-Management

Das Unternehmen gehört zu den großen Immobilienbesitzern in Deutschland. Die Bayer Real Estate (BRE), 2008 gegründet, verwaltet einen Großteil des Immobilienportfolios der Bayer AG in Deutschland. Die rund 100 Mitarbeiter kaufen und verkaufen, vermieten und verpachten die Immobilien, entwickeln bestehende Grundstücke und Gebäude zu modernen Arbeitswelten. Darüber hinaus verantworten sie für Leverkusen und Dormagen den Betrieb der vermieteten Immobilien. Damit decken sie den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie ab.

Das Know-how der deutschen Bestandsmanager ist bei den Bayer-Gesellschaften auf der ganzen Welt gefragt. Dabei sind internationale Erfahrung und Einfühlungsvermögen ebenso wichtig wie das Fachwissen. Denn was für ein Team in Dänemark passt, kann sich deutlich von den Anforderungen indischer Kollegen unterscheiden. Hier stehen die BREMitarbeiter in Leverkusen in engem Austausch mit den Verantwortlichen im jeweiligen Land. So entstehen Immobilien, die für die Mitarbeiter vor Ort funktionieren und gleichzeitig die hohen Ansprüche des Bayer-Konzerns an Arbeitssicherheit und Bauökologie erfüllen.
Immer was zu tun

Bayer hat in den vergangenen Jahren seine Entwicklung zum globalen Life Science-Konzern konsequent betrieben. Die Ausgliederung der MaterialSciences-Sparte in die Selbständigkeit und die geplante Übernahme des Saatgutherstellers Monsanto sind dabei nur die prominentesten Beispiele. Für die Fachleute der BRE bringen diese strategischen Entscheidungen ganz konkrete Herausforderungen und Aufgaben mit sich: Es formieren sich neue Teams, die ein funktionsgerechtes Arbeitsumfeld vorfinden möchten.

Aber auch abseits der spektakulären Veränderungen fordern immer kürzere Entwicklungsund Geschäftszyklen den BRE-Mitarbeitern hohe Flexibilität ab.

Selbst wenn sie wahrscheinlich innerhalb des Konzerns zu denen gehören, die besonders gut über die Unternehmensentwicklung und -planung informiert sind – die Fünf-Jahres-Pläne der Bereiche geben nur den groben Rahmen vor, was künftig an Räumlichkeiten benötigt werden wird. Häufig genug gilt es dann, mit Geschick und Fingerspitzengefühl eine Balance für die oft unterschiedlichen Interessen zwischen Eigentümer und Nutzer zu finden. „Immobilien sind nicht nur eine betriebliche Ressource, sondern für die Mitarbeiter täglicher Lebensraum. Immerhin verbringen sie hier in der Regel mehr Zeit als in ihrem Zuhause“, beschreibt Frederic Krabbe, Mitarbeiter des Bereichs Operational Excellence bei Bayer Real Estate, die Herausforderung. Mit modernen Arbeitsplatzkonzepten, die Raumaufteilung, Möblierung bis hin zur Beleuchtung umfassen, schafft Bayer die Voraussetzungen für kreatives und produktives Arbeiten.

Die Arbeit geht dem Team dabei nicht aus. Bei fast 117.000 Mitarbeitern weltweit steht immer irgendwo ein Umzug an, wird immer irgendwo gebaut. Zum Beispiel in Wuppertal-Elberfeld: Hier entstand unter der Bauherrschaft der BRE eine neue Produktion für Faktor VIII-Präparate. Diese sind überlebenswichtig für Patienten, die an der Bluterkrankheit Hämophilie A leiden.

Neuer Ansatz im Facility- Management

Auch im Facility-Management gehen die Real- Estate-Experten bei Bayer innovative Wege. Ziel ist unter anderem, sukzessive auf ein sogenanntes „Integriertes Facility-Management“ umzustellen, das auch bedeutet, nur noch einen Dienstleister zu beauftragen. Außerdem wird die Leistungserbringung selbst neu betrachtet und bewertet. „Die meisten Unternehmen geben ihren FM-Dienstleistern genaue Vorgaben, was, wann, wo und wie gemacht werden soll. Alles wird vorgegeben“, so Krabbe. Am Ende zähle aber doch nur das Ergebnis. Der neue Ansatz für das Facility-Management von Bayer überlässt es daher dem Dienstleister, wie er die Aufgaben gemäß Vertrag und Leistungsbeschreibungen erbringt. Das Unternehmen prüft lediglich anhand vorher festgelegter Kriterien, ob diese erfüllt wurden.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Über dieses Vertrauen freuen sich die Dussmann- Mitarbeiter. Seit Januar 2016 betreuen sie umfassende Aufgaben an den Bayer-Standorten Leverkusen und Dormagen. Der Vorteil macht sich gerade in Spitzenzeiten bemerkbar: Ist an einer Stelle Not am Mann oder der Frau, können Ressourcen schnell umdisponiert werden. Gleichzeitig bedeutet die Vereinbarung auch mehr Verantwortung für die Dussmann-Mitarbeiter. Wenn nicht festgelegt ist, wie oft und um welche Uhrzeit beispielsweise das Foyer gereinigt werden soll, müssen sie selbst entscheiden, wann sie mit ihrem Reinigungsmobil anrücken.

Das zeigt sich zum Beispiel im Gebäude K56 am Standort Leverkusen: Hier arbeiten 1.000 Mitarbeiter der Bayer Vital GmbH. Die BRE hat alle FMAufgaben ausgelagert, die nichts mit der eigenen unternehmerischen Kernkompetenz zu tun haben. Die Mitarbeiter von Dussmann Service empfangen die Besucher, übernehmen die Konferenzdienste. Meeting-Points auf den Etagen fördern die Kommunikation und stehen für kurze Besprechungen bereit. Das Dussmann-Team sorgt dafür, dass die Bereiche stets einladend aussehen und der Kaffeeautomat funktioniert. Es gibt das Büromaterial aus und betreut die Poststelle. Nicht zuletzt sind Hausmeister zur Stelle, wenn der Bürostuhl kippelt oder ein Bild aufgehängt werden soll.

Seit mehr als zehn Jahren ist das Reinigungsteam im Einsatz. 120 Dussmann-Mitarbeiter halten neben K56 eine Vielzahl weiterer Gebäude in Leverkusen und Dormagen blitzblank, in einigen Fällen sogar mit einer Premiumreinigung. In sensiblen, zugangsbeschränkten Bereichen steht eine Kraft während des gesamten Arbeitstages bereit. Patrick Kruse, Mitarbeiter Infrastrukturelles Facility Management Bayer Real Estate, und seine Kollegen messen dem partnerschaftlichen Miteinander mit ihrem Dienstleister besondere Bedeutung bei: „Am Ende des Tages wollen wir eine überzeugende Dienstleistung zu einem angemessenen Preis. Die Dussmann-Mitarbeiter kommen gerne zur Arbeit. Das strahlen sie aus, und das macht sich in der Qualität ihrer Arbeit bemerkbar.“

Zu einer guten Partnerschaft gehört es auch, miteinander zu reden. Nach vier Wochen der Zusammenarbeit führte BRE ein erstes Implementierungsaudit gemeinsam mit Dussmann Service durch. „Wir sind der Meinung, es ist besser, gleich zu Beginn Missverständnisse und Fehler zu besprechen, bevor sie sich festigen und zu Frustration bei allen Beteiligten führen“, erklärt Krabbe das Vorgehen. Bewusst seien die Ergebnisse nicht Malus relevant gewesen, um den offenen Austausch weiter zu unterstützen. „Direkt nach der Start-up-Phase nach dem Funktions- und Leistungsmodell zu arbeiten, ist ein überaus innovativer Ansatz, den wir sehr gerne mitgegangen sind“, sagt Christian Brüggemann, zuständiger Niederlassungsleiter von Dussmann Service in Köln. Die Gespräche haben sich gelohnt: Eines der regelmäßigen Dussmanninternen Audits mit Prüfern aus der Berliner Zentrale bestand das Dussmann-Team im Juli 2016 mit einer glatten Eins.